Wie gelingt die Digitalisierungsstrategie?

Zu der Frage, was die digitale Transformation im Unternehmen bedeutet und wie die Digitalisierungsstrategie gelingt, hat der Digitalverband der deutschen Industrie BitKom e.V. kürzlich einen Praxisleitfaden für Mittelständler[1] herausgegeben, der in 10 Thesen wichtige Aspekte noch einmal richtigerweise herausstellt. Hiernach geschieht die digitale Transformation auf zwei Ebenen:

Die eine ist die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, die die Erhöhung von Effizienz, Margen und Produktivität, sowie die Senkung von Kosten und eine Verbesserung der Leistungsfähigkeit zum Ziel hat. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen führt in der Regel zu so genannten »inkrementellen Innovationen«. Dies ist traditionell eine Stärke der deutschen Wirtschaft.

Die andere Dimension ist die Digitalisierung von Geschäftsmodellen. Dabei geht es um die Anpassung bestehender und um die Entwicklung ganz neuer Produkte und Dienste. Häufig führt dies zu disruptiven Innovationen. Dies wiederum ist nicht unbedingt eine Stärke der deutschen Industrie. Im Gegenteil: Gerade die in Deutschland einzigartig starke, über mehr als hundert Jahre gewachsene ökonomische Basis kann die Entwicklung radikal neuer Produkte und Dienste erschweren und anfällig machen.

Was verändert sich die Arbeitswelt?

OECD Science, Technology and Industry Scoreboard verfolgt Trends in Wissenschaft, Technologie und Industrie seit 2012, um zu zeigen, wie Innovationen entstehen und wie sich Länder in der globalen Wissensgesellschaft positionieren. Anhand von 200 international vergleichbaren Indikatoren zeigt die Publikation, wie sich die digitale Transformation auf Wissenschaft, Innovation, Wirtschaft und nicht zuletzt auf die Art und Weise, wie Menschen arbeiten und leben, auswirkt. Sie liefert auch Statistiken zu wichtigen Wirtschaftsnationen außerhalb der OECD, etwa Brasilien, China, Indien und Russland[2]. Die gesamte Studie oder eine deutsche Zusammenfassung kann über die OECD bezogen werden.

Der tiefgreifende Strukturwandel wird in jedem Fall beschleunigt durch den technischen Fortschritt und betrifft Arbeitsformen, Arbeitsinhalte und Berufsbilder. Mit den Arbeitsinhalten verändern sich auch die Anforderungen an Arbeitnehmer und die Wünsche an den Arbeitsplatz der Zukunft. Fachlich wird auf dem Arbeitsmarkt künftig nur derjenige bestehen, der über digitale Kompetenzen verfügt und mit den rasanten technologischen Entwicklungen Schritt halten kann[3].

Das Thema „Neue Arbeit“ steht in Unternehmen ganz oben auf der Agenda[4]: Nach einer Umfrage[5] des Marktforschungsinstituts IDG Research Services[6] im Auftrag des Telefonieanbieters Sipgate und anderer Firmen vom Juni 2017 treibt das Thema Arbeitsplatz der Zukunft mehr Unternehmer um als die Hype-Themen Internet of Things oder Industrie 4.0. Die Studie untersucht Realität und Ideal des „Arbeitsplatz der Zukunft“ und sucht Antworten auf die Fragen: Wohin geht der Trend? Was macht einen attraktiven Arbeitgeber aus? Welche technischen und kulturellen Lösungen sind für den Arbeitsplatz der Zukunft unabdingbar? Interessant sind die Ergebnisse, die Sipgate als key findings auf der Internetseite zu der Studie präsentiert[7].

  • Über 60% aller Arbeitnehmer fordern einen kulturellen Wandel
  • Neue Arbeitszeitmodelle und Homeoffice werden immer wichtiger
  • Neue Arbeitszeitmodelle und Homeoffice werden immer wichtiger
  • Cloud-Lösungen gewinnen für Unternehmen und Mitarbeiter zunehmend an Relevanz
  • Mitarbeiter wollen in die Überlegungen zum Arbeitsplatz der Zukunft mehr eingebunden werden
  • Knapp zwei Drittel der Unternehmen haben bereits eine Strategie für neue Arbeitskonzepte

Die Zukunft gehört der Cloud

Einer der Punkte, die in der o.g. Studie zur „neuen Arbeit“ herausstehen, ist die Aussage, dass der Cloud die Zukunft gehört. Modernität, Sicherheit, Attraktivität und Flexibilität – alle Aspekte können durch die Cloud Berücksichtigung finden.

Aus dem Hause Haufe-Lexware kann man bereits heute eine „genial einfache“ kleine Lösung für die kaufmännische Verwaltung kleiner Unternehmen erhalten[8], während man bei der Bonner Scopevisio AG[9] eine schon sehr reife und integrierte Unternehmenssoftware für den Mittelstand findet, die bereits vollständig cloudbasiert ist und alle wichtigen Geschäftsprozesse eines mittelständischen Unternehmens unterstützt. Es gibt sicher noch andere gute und durchdachte Lösungen, die wir an andere Stelle vorstelle. Gemein ist allen, dass konsequent neue Arbeits- und Entwicklungsmethoden, die Funktion und Integration aller Prozesse in den Mittelpunkt gestellt werden.

Bei Lexoffice erfolgt eine Zuordnung der vom Unternehmer und seinen Mitarbeitern eingescannten Belege zu Geschäftsvorfällen und Zahlungsvorgängen und so entsteht quasi nebenbei auf intuitive Weise eine einwandfreie Buchhaltung. Bei Scopevisio gehen die Möglichkeiten über die Erstellung einer Buchhaltung weit hinaus. Angefangen bei der Kundenverwaltung über die Projektsteuerung bis hin zum Kundenbeziehungsmanagement (CRM) und der Buchhaltung bietet die Software eine integrierte Lösung aus einem Guss. Durch eine offene Schnittstelle (API) können das Warenwirtschaftssystem oder das Produktionsplanungs- und Steuerungssystem (PPS) einfach und sicher angebunden werden und so kann ein vollständig integriertes und prozessuales (Enterprise-Resource-Planning) ERP-System aus der Cloud entstehen.  Alle relevanten Steueranmeldungen, Jahresabschlüsse und Steuererklärungen können selbstverständlich aus der tagesaktuellen Buchhaltung bzw. dem Lohnabrechnungsprogramm oder der Anlagenverwaltung heraus generiert werden. Ein Steuerberater oder Wirtschaftprüfer kann bei Bedarf durch Vergabe einer sogenannten Rolle ein Datenzugriff mit Lese- und/oder Eingabeberechtigung erteilt erhalten. Das zuletzt gesagte gilt im Übrigen für beide Programme.

Digitalisierung hat strategische Relevanz

Die Digitalisierung hat eine hohe strategische Relevanz und ist damit absolute Chefsache. Dabei geht es nicht darum, auf alle Fragen selbst eine Antwort parat zu haben oder jeden technologischen Aspekt bis ins Detail zu verstehen. Aber der Unternehmer muss wollen, dass seine Mitarbeiter neue Dinge und andere Wege ausprobieren, um gemeinsam herauszufinden, wie das Unternehmen die Digitalisierung für sich nutzen kann.

Am Anfang steht die Systematik der Dienstleistungsentwicklung

Wie findet man nun für ein Unternehmen die richtige Digitalisierungsstrategie ? Wir beginnen wie immer am Anfang: Mit der Aufnahme und Analyse des Ist-Zustandes. Hieran schließt sich zunächst die übliche Systematik einer Dienstleistungsentwicklung an. Danach stünde vor allem die Beschäftigung mit Markt, Produkt und Prozess an:

Kunde: Definition eines konkreten Zielkunden – Wen will die Kanzlei (zusätzlich oder anders) mit einem zusätzlichen oder geänderten Angebot erreichen? Kennen Sie die (geänderten) Bedürfnisse Ihrer Kunden? Kennen Sie die wirklichen Bedürfnisse Ihrer Kunden?

Lieferant: Bestimmung der erforderlichen Dienstleister, Partner oder erforderlichen Spezialisten, die zur konkreten Leistungserbringung erforderlich sind.

Wettbewerber: Welche Wettbewerber gibt es (bereits), wie will ich mich von diesen unterscheiden, was ist der Benchmark für die Kanzlei? Kann sie selbst zum Benchmark werden?

Produkt: Welche Funktion, welchen (unverwechselbaren) Mehrwert möchte ich meinem Zielkunden anbieten? Wie muss die Dienstleistung ausgestaltet sein (Inhalt), wie kann sie angeboten (Portionierung oder „Verpackung“ und „Darreichung“) und mit welchem Preismodell belegt werden (Honorierung). Welchen konkreten Nutzen hat der Kunde von der Inanspruchnahme dieser Leistung? Was verleitet ihn zu „Begeisterungsstürmen“? Was bringt ihn dazu, positiv über die Unternehmen, die Mitarbeiter und den gewonnenen Mehrwert zu berichten?

Prozesse: Wie müssen die Prozesse beschaffen sein, um eine gleichbleibend hohe (weil vom Kunden so erwartete) Dienstleistung zu erbringen? Wie und wo können Einsparungseffekte generiert werden? An welcher Stelle nimmt der Mandant Einfluss auf den Leistungserbringungsprozess? Wie fühlt er sich dabei? Wie kann ein AHA-Wohlfühl-Effekt generiert werden? Woran erkennt er die Wertigkeit der Leistung?

Nun folgt die Frage nach einer erforderlichen Mitarbeiterstruktur und -qualifikation, wobei es hier nicht darum gehen kann, Mitarbeiter zu verlieren, sondern mit anderen Mehrwert-generierenden Aufgaben zu betrauen und gfs. zu qualifizieren.

Nun erst würde sich die abschließende Frage nach einer geeigneten bzw. konkreten IT-/EDV-Lösung als einer (geeigneten) Maßnahme zur Strategieumsetzung anschließen; obwohl natürlich das Wissen um die technischen Möglichkeiten die Ausgestaltung des Angebotes und damit die Produkt- bzw. Dienstleistungsentwicklung maßgeblich mitbestimmt.

Ist die Unternehmensgröße entscheidend?

Einfache Antwort: Nein! Man kann drei Gruppen bilden und für jede dieser Gruppe findet sich eine geeignete Digitalisierungstrategie: Gruppe a) bis 10 MA, b) bis 50 MA und c) bis 250 MA und d) mehr.

Kleine Mandanten sind kostensensitiv und müssen dennoch die Unterlagen ordentlich und wieder auffindbar verwalten und ihren Steuererklärungspflichten nachkommen. Bei kreativen und dienstleistungsorientierten Firmen mit wenigen Mitarbeitern bieten sich verhältnismäßig einfache Lösungen an, die wir gerne mit einer sicheren und schnellen Internet-Verbindung, einer datensicheren Datendrehscheibe für den Austausch von Sprach-/und oder Textnachrichten und Dokumenten, einer funktionierenden Telefonie und einem GoBD-konformen Cloud-Archiv verbinden möchten. Das ist sozusagen der kleinste gemeinsame Nenner.

Je nach Anforderungsprofil des Kunden und unter Berücksichtigung des gewünschten Kommunikationskomforts und Informationsaustauschverhaltens der Geschäftspartner untereinander müssen vorhandene Lösungen vereinfacht, ausgetauscht, ergänzt oder neu gefunden werden.

In allen Fällen stellt sich die Frage nach der Datensicherheit, dem Datenschutz, den Schnittstellen und dem Einsatz  elektronische Standards. Es gilt zu beachten, dass ein Mehr an Komfort in der Regel mit einem Weniger an Sicherheit einhergeht.

Quellen:

[1] „In 10 Schritten digital – Praxisleitfaden für Mittelständler“, Bitkom e.V. 2017, Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e. V., Albrechtstraße 10, 10117 Berlin https://www.bitkom.org/Bitkom/Publikationen/In-10-Schritten-digital-ein-Praxisleitfaden-fuer-Mittelstaendler.html

[2] http://www.oecd.org/berlin/publikationen/science-technology-and-industry-scoreboard-2017.htm

[3] https://digitalwahl.de/bitkom/org/Digitalwahl/Positionen-Was-zu-tun-ist/Positionen/Arbeit-40-2.html

[4] Whitepaper „Neues Arbeiten – Impulse für mittelständische Unternehmen“ der Scopevisio AG

[5] http://www.poppress.de/sport/studie-von-idg-research-services-untersucht-realitaet-und-ideal-des-arbeitsplatz/55427570

[6] https://www.arbeitsplatzderzukunft.de/

[7] https://www.arbeitsplatzderzukunft.de/

[8] https://www.lexoffice.de

[9] Whitepaper „Neues Arbeiten – Impulse für mittelständische Unternehmen“ der Scopevisio AG