Unternehmensprozesse

Unternehmensprozesse

Die „Digitalisierung“ bietet enorme Chancen, eigene Unternehmensprozesse effizienter und ressourcenschonender zu gestalten und neue Produkt- und Dienstleistungsangebote sowie neue Geschäftsmodelle zu entwickeln. Dabei ist das erklärte Ziel der technischen Entwicklung die Abschaffung aller Medienbrüche und auch deren Anspruch.

Wertschöpfungsprozesse im Wandel

Die drei Megatrends der 4. Industriellen Revolution führen von der Abschaffung der Reihenprozessverarbeitung bis hin zur vollständigen Integration und Vernetzung aller Arbeits- und Lebensbereichen. In den Fabriken der Zukunft verschmelzen IT und Fertigungstechnik. Die digitale Vernetzung macht es möglich, Maschinen aufeinander abzustimmen, Zeit und Ressourcen einzusparen und individuelle Wünsche auch in geringen Stückzahlen und nahezu losgelöst von zeitlichen und räumlichen Beschränkungen wirtschaftlich herzustellen.

Technischer Fortschritt als Treiber der Digitalisierung

Dies gelingt immer mehr mit Big-Data (Erhebung, Speicherung und Verwertung riesiger Datenmengen) IOT = Internet der Dinge (Internet of Things) und Künstlicher Intelligenz (KI). Die Blockchaintechnologie ist dabei, aus dem Stadium einer Nerd-Entwicklung herauszutreten und SmartContracts halten Einzug in viele Geschäftsmodelle, in denen wiederkehrende Vorgänge und Vertragsabschlüsse strukturiert, sicher und verbindlich und damit einfacher als bisher möglich abgebildet werden. Die Einführung von elektronische Standards und cloud-computing360 trägt das ihre zur Verbesserung der Unternehmensprozesse bei.

Die „Informatisierung“ nimmt also in der Industrie 4.0 konkrete Formen an – selbst in klassischen, handwerklichen oder gewerblichen Betrieben und Dienstleistungsunternehmen. Die digitale Revolution Industrie 4.0 ermöglicht eine bislang nie dagewesene IT-gestützte Prozessoptimierung und führt zu mehr Effizienz in Produktion und Verwaltung.

e-Standards

Elektronische Standards, sog. „eBusiness-Standards“ oder „eStandards“, sind die gemeinsame Sprache im elektronischen Geschäftsverkehr und Grundlage für den automatisierten Austausch von Daten in und zwischen Unternehmen sowie mit der öffentlichen Verwaltung. Sie ermöglichen eine effiziente Vernetzung zwischen Maschinen, Anlagen und Unternehmen.

Geschäftsprozesse standardisieren, Erfolg sichern

Obwohl für mittelständische Unternehmen die Einführung von eStandards zunächst mit hohen Transaktionskosten verbunden ist, sind die mittel- bis langfristigen Mehrwerte beachtlich. Geschäftsprozesse werden beschleunigt, die Qualität von Dienstleistungen verbessert und Kosten gesenkt. Die Initiative des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie „Mittelstand-Digital-Initiative eStandards“ hilft, die Entwicklung, Erprobung und Verbreitung von eStandards zu beschleunigen, um die internationale Wettbewerbsposition von kleinen und mittleren Unternehmen in Deutschland zu stärken.

Methodik zur Analyse und Auswahl von eBusiness-Standards

Das Forschungsprojekt „eStep Mittelstand – Modulare Lösungen für den Mittelstand zur Stärkung der eigenständigen Integration von eBusiness-Standards in komplexe Lieferketten-Prozesse“ hat Lösungen und Werkzeuge für den Einsatz von eBusiness-Standards (eStandards) entwickelt, mit denen Unternehmen selbst ermitteln können, wie fit sie im eBusiness schon sind und wie sie geeignete Schritte festlegen sowie geeignete IT-Lösungen schaffen können. Die Methodik zur Analyse und Auswahl von eStandards wurde im Dezember 2016 in Form der DIN SPEC 91334 in Aachen anläßlich des erfolgreichen Projektabschlusses veröffentlicht.

Was versteht man unter einer DIN SPEC?

Eine DIN SPEC ist eine öffentlich verfügbare Spezifikation des Deutschen Instituts für Normung e. V. (DIN), auf die sich die mitwirkenden Autoren geeinigt haben. Sie ist ein schnelles, effizientes und wirksames Instrument, um Forschungsergebnisse in dem Markt einzuführen. Das Deutsche Institut für Normung e. V. sorgt dafür, dass die DIN SPEC nicht mit bestehenden Normen kollidiert und veröffentlicht die Standards – auch international. Eine DIN SPEC kann die Basis für eine DIN-Norm sein.

Quelle: http://www.mittelstand-digital.de/DE/Foerderinitiativen/e-standards.html (10.09.2017); http://projekte.fir.de/estep/ (10.09.2017); Pressemitteilung BMWi vom 01.08.2017 – http://www.mittelstand-digital.de/DE/root,did=808936.htm

e-Rechnungsverarbeitung

Die elektronische Abwicklung von Geschäftsprozessen hat in den vergangenen Jahren zunehmend an  Bedeutung gewonnen. Immer mehr Unternehmen tauschen Daten mit ihren Geschäftspartnern elektronisch aus, um so ihre Prozesse schneller und  effizienter ausführen zu können. Angesichts eines  zunehmenden Kostendrucks versuchen Unternehmen insbesondere durch die Verbesserung ihrer  finanziellen Abwicklungsprozesse ihre Kosten zu  senken und so ergeben sich gerade bei der elektronischen Rechnungsverarbeitung hohe Einsparpotenziale.

Was versteht man unter einer elektronischen Rechnungsverabeitung?

Eine elektronische Rechnung (kurz: eRechnung) ist eine Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird (§ 14 Abs. 1 Satz 8 UStG). Elektronische und papierhafte Rechnungen sind inzwischen gleichgestellt. Sie müssen unter anderem die folgende Kriterien erfüllen:

  • Beinhaltung aller wesentlichen Rechnungsinformationen, z. B. die Angaben zu Leistendem und Leistungsempfänger, Ausstellungs- und Leistungsdatum, Umfang und Art der Leistung
  • Gewährleistung der Nachprüfbarkeit der eRechnung in Bezug auf Echtheit der Herkunft sowie inhaltliche Unversehrtheit
  • Sicherstellung der Lesbarkeit der Rechnung
  • Zustimmung des Rechnungsempfängers zum Empfang von eRechnungen ist notwendig.

Die elektronische Rechnungsverarbeitung (kurz: eRechnungsverarbeitung) beschreibt den automatisierten Prozess der Verarbeitung von in elektronischer Form vorliegenden Rechnungsbelegen oder Rechnungsdaten (bei ZugFeRD) in einem Unternehmen und im weiteren Sinn den elektronischen Rechnungsaustausch zwischen den Unternehmen.

Die umsatzsteuerlichen Vorgaben für die elektronische Rechnungsverarbeitung wurden mit dem Steuervereinfachungsgesetz 2011 neu gefasst. Die Finanzverwaltung bestand nicht länger auf einer elektronischen Signatur als Voraussetzung für den Vorsteuerabzug und ebnete so den Weg für den Einführung einer elektronischen Rechnungsverarbeitung.  Im Ergebnis erfolgte damit eine Gleichstellung der elektronischen Rechnung mit der papierbasierten Rechnung, was auch der Intention des hierzu gesondert ergangenen BMF vom 02.07.2012_Vereinfachung-der-elektronischen-Rechnungsstellung entspricht.

Mit dem Schreiben des  BMF vom 14.11.2014_GoBD, zu den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“ , wurde nun dargelegt, welche Vorgaben aus Sicht der Finanzverwaltung grundsätzlich an IT-gestützte Prozesse – zu denen auch die elektronische Rechnungsverarbeitung zählt – zu stellen sind. Die Unternehmenspraxis sollte nun die Anforderungen der GoBD in Bezug auf den elektronischen Rechnungsaustausch beachten und diese umsetzen, um die hohen Einsparungseffekten zu nutzen.

Mit einer Infobroschuere-Elektronische-Rechnungsabwicklung (18.08.2015) der Mittelstand 4.0 Agentur Handel erhalten interessierte Unternehmen eine Kompaktübersicht zum Thema elektronische Rechnungsabwicklung. Ziel dieser Infobroschüre ist es, einen Überblick zum Thema „Elektronische Rechnungsabwicklung“ zu geben. In diesem Zusammenhang werden ausgewählte rechtliche, technische und organisatorische Aspekte betrachtet, die bei der Einführung der erforderlichen Prozesse und Infrastruktur zur digitalen Bearbeitung von Eingangs- bzw. Ausgangsrechnungen zu beachten sind. Abhängig von der Unternehmensgröße sowie der Komplexität des Bearbeitungsprozesses der elektronischen Ein- und Ausgangsrechnungen sind Anpassungen an organisatorische Abläufe und IT-Systeme erforderlich, bei deren Auswahl wir Sie gerne unterstützen.

e-Vorgangsbearbeitung

Die elektronische Vorgangsbearbeitung (E -Vorgangsbearbeitung) bezeichnet die weitgehend automatisierte IT-Unterstützung von Geschäftsprozessen. Die elektronische Vorgangsbearbeitung als Organisationskonzept beschreibt die  elektronische Verwaltungsarbeit bzw. die rechtlichen, fachlichen und funktionalen Anforderungen an eine elektronische Vorgangsbearbeitung sowie deren Umsetzung in Unternehmen aus organisatorischer Sicht.

Ein Geschäftsprozess wird dabei als inhaltlich abgeschlossene, zeitliche und sachlogische Folge von Aktivitäten verstanden, die zur Bearbeitung eines betriebswirtschaftlich relevanten Objekts notwendig sind.

Ein Geschäfts- oder Unternehmensprozess ist allgemein definiert über folgende Elemente:

  • die Ereignisse, die diesen Prozess auslösen und beenden sowie wichtige Zwischenereignisse (zum Beispiel „ANFRAGE“ – Sanitärbereiche fliesen für Neubausiedlung Sonnenschein mit Einfamilienreihenhäuser – ist eingegangen),
  • die Funktionen, die die Bearbeitungsschritte beschreiben (zum Beispiel Anfrage bearbeiten),
  • der sachlogische Reihenfolge, in denen die Funktionen ausgeführt werden (Bearbeitungsweg oder Kontrollfluss),
  • die Datenobjekte, die für jede Funktion benötigt, erzeugt bzw. verändert werden (zum Beispiel ANGEBOT),
  • die Personen bzw. Rollen, die jeden Prozessschritt unterstützen (zum Beispiel BAULEITER Hans R.),
  • IT-Unterstützung, also die Anwendungen, die den Prozessschritt unterstützen.

IT-Verfahren zur Unterstützung von Geschäftsprozessen werden als Vorgangsbearbeitungssystem (VBS) oder auch als Workflowsystem(WFS) bezeichnet. Vorgangsbearbeitungssysteme eignen sich in der Regel für die Unterstützung dokumentenbasierter Prozesse, in denen Dokumente, Vorgänge bzw. Akten bearbeitet werden.

Mit einem VBS können durchgängige elektronische Geschäftsprozesse durch Systemfunktionen aufgebaut werden.
Verfügungen und Geschäftsgangvermerke können den zu beteiligenden Beschäftigten in der erforderlichen Reihenfolge zugeordnet werden. Das VBS steuert und überwacht die Prozessabläufe und protokolliert die Ergebnisse der Prozesse mit.

Quelle: Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit, Baustein e-Vorgangsbearbeitung, www.verwaltung-innovativ.de (01.08.2017)

e-Akte

Der Begriff elektronische Akte (kurz: e-Akte) beschreibt die elektronische Abbildung der Schriftgutverwaltung und damit der vollständigen elektronischen Aktenführung. Die E-Akte kann, abhängig vom jeweiligen Bedarf des Unternehmens oder der Behörde, eine eigenständige Lösung darstellen oder um die Bausteine Elektronische Vorgangsbearbeitung (zum Beispiel zur Abbildung strukturierter Prozesse) und/oder elektronische Zusammenarbeit (zum Beispiel zur Unterstützung von Projekt- und Gremienarbeit) ergänzt oder an Fachverfahren angebunden werden.

Quelle: Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit, Baustein e-Akte, www.verwaltung-innovativ.de (01.08.2017)

e-Zusammenarbeit

Mit der Weiterentwicklung des Internets von der reinen Informationsquelle zur interaktiven Kommunikationsplattform (Stichworte: Web 2.0 und Social Media) haben sich neue Kommunikationsformen entwickelt, die auch in der öffentlichen und privaten Verwaltung eine stärkere Vernetzung, mehr Transparenz und eine verbesserte Kommunikation nach innen und außen ermöglichen. Die elektronische Zusammenarbeit (kurz: e-Zusammenarbeit) betrachtet die neuen Formen der elektronischen Kommunikation in den Anwendungsbereichen

  • Zusammenarbeit in Gremien und Projekten,
  • Aufbau eines internen Wissensmanagements

und beschreibt die fachlichen, funktionalen und prozessualen Anforderungen innerhalb einer Verwaltung, zwischen Unternehmen, aber auch zwischen dem Unternehmen und seinen Kunden.

Quelle: Organisationskonzept elektronische Verwaltungsarbeit, Baustein e-Zusammenarbeit, www.verwaltung-innovativ.de (01.08.2017)