Cloud Computing

Cloud Computing bietet KMU viele Vorteile

Eine ausführliche Checkliste mit Merkmalen und Handlungsempfehlungen zur Einführung von Cloud Computing 360° in Unternehmen soll allen kleinen und mittelständischen Unternehmen, welche mit dem Gedanken spielen, Cloud Computing in ihr Unternehmen zu integrieren, einen Überblick über relevante Themen des Cloud Computing vermitteln. Zuerst werden die wichtigsten Begriffe erklärt und danach eröffnet die Checkliste interessierten Unternehmen einen guten Einblick in relevante Themengebiete und Fragestellungen, die bei der Einführung von Cloud Dienstleistungen zu beachten sind.

Erstellt wurde die Checkliste Cloud-Computing 360° von der Hochschule Osnabrück im Rahmen der vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie geförderten Initiative (BMWi) „Mittelstand 4.0 – Digitale Produktions- und Arbeitsprozesse“, des Förderschwerpunkts „Mittelstand-Digital – Strategien zur digitalen Transformation der Unternehmensprozesse“.  Vorgestellt wurde sie nun Anfang September 2017 von der Mittelstand Agentur Cloud 4.0.

An vielen Stellen im Text wird auf unterstützende Materialien hingewiesen, die dann im Internet zum kostenlosen Download bereitstehen. Im Folgenden gehen wir auf die wichtigsten Aspekte ein und stellen aus Sicht insbesondere der Tax Compliance einige Punkte besonders heraus. Datenschutz, Sicherheit, Governance bzw. Compliance sowie individuelle betriebliche Ansprüche müssen beleuchtet und hinterfragt werden.

Cloud Computing als neue Geschäftsphilosopie

Viele kleine und mittlere Unternehmen (KMU) verfügen über kein oder wenig Fachwissen im Bereich der Informationstechnologie (IT). Um effizient arbeiten zu können, sind KMU jedoch auf leistungsfähige IT angewiesen. Diesen Unternehmen bietet Cloud-Computing (übersetzt „Rechnen in der Wolke“) eine sehr gute Alternative zur aufwendigen Betreibung einer eigenen IT-Infrastruktur. Es handelt sich hierbei weniger um eine technische Revolution der IT-Umgebung, sondern um eine neue Geschäftsphilosophie: Cloud-Computing verfolgt das Ziel, IT-Dienste flexibel und bedarfsgerecht bereit zu stellen; abgerechnet wird gebrauchsabhängig: „pay per use“. (https://www.techopedia.com/definition/2/cloud-computing, 15.07.2017)

Können Sie Cloud-Computing für Ihr Unternehmen nutzen?

Bevor sich ein Unternehmen für den Einsatz von Cloud-Diensten entscheidet, muss dieses ausführlich prüfen, inwieweit Cloud-Computing in Frage kommt. Nur wer hierbei strukturiert und ausführlich vorgeht, wird den richtigen Weg und die passende Strategie für sein Cloud-Vorhaben finden. Den vielen Vorteilen stehen nicht zu unterschätzende Risiken gegenüber. Daher sollte der Cloud-Auswahl-Prozess als strategische Unternehmensentscheidung wohl überlegt und durch erfahrene Berater begleitet werden. Insbesondere die Abhängigkeit von einem Cloud Provider, der geforderte Datenschutz und gfs. branchenabhängig zusätzlich zu beachtende Restriktionen wie Governance und Compliant-Gesichtspunkte müssen in die Überlegungen mit einbezogen werden.

Vorteile des Cloud Computing

Durch den Einsatz einer Cloud-Lösung werden IT-Dienste ausgelagert und von Dienstleistern betreut, die ein besonderes Vertrauen genießen müssen. Der Vorteil besteht freilich darin, dass sich Unternehmen auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können und sich nicht mit dem IT-Betrieb beschäftigen müssen. Hierdurch entsteht ein erhebliches Potential für Kostensenkungen und Qualitätssteigerungen im Unternehmen.

In einem weiteren, bereits 2014 veröffentlichte Leitfaden Cloud-Computing zur Einführung von Cloud-Lösungen werden nicht nur die evidenten Vorteile des Cloud Computing erläutert, sondern es werden auch wichtige Anregungen zu dem eigentlichen Cloud-Auswahl-Prozesss gegeben (vgl. Leitfaden Cloud-Computing als Chance für das Unternehmen, Potentiale der Cloud und wie sie von KMU genutzt werden können, Mittelstand-Digital, 2014).

Finanzielle Vorteile

Nutzenbasierte Abrechnung und anpassbare IT-Ressourcen

Werden mehr IT-Ressourcen benötigt, können diese meist sofort in Anspruch genommen werden, ohne weitere Kosten in Soft- oder Hardware zu investieren. Sinkt hingegen der Bedarf an IT-Ressourcen, können diese in der Regel monatlich gekündigt und somit reduziert werden. Das Unternehmen zahlt also nur die Leistungen, die es auch wirklich in Anspruch nimmt.

Kostengünstige Bereitstellung durch den Cloud-Anbieter

Die Bereitstellung der Cloud-Leistungen ist für einen CSP zumeist günstiger als der Eigenbetrieb (On-Premise)
eines KMU. Das liegt daran, dass der Dienstleister Investitions- und Betriebskosten der Soft- und Hardware auf viele Kunden verteilen kann. Die Kosten für die Anschaffung notwendiger Soft- und Hardware entfallen für das KMU. Ob  Internet-Telefonie, Buchführung, Zeiterfassung, Rechnungsschreibung und Aufgabenverwaltung, selbst Archivierungssysteme – momentan werden für wenig Geld cloudbasierte Lösungen angeboten, die als Insellösung allesamt sehr clever und funktionsorientiert sind.

Regelmäßige Kosten statt hoher Investitionen

Die Nutzen- und Nutzer-abhängige Bereitstelluung der Cloud-Lösungen führt dazu, dass Unternehmen nicht mit einmaligen teuren Investitionskosten für Hard- und Software rechnen müssen, sondern regelmäßig gut kalkulierbare Zahlungen an den Dienstleister tätigen.

Geringerer Betriebsaufwand für die IT-Systeme

Auch die Kosten des Betriebs und der Instandhaltung sind für ein KMU bei einer Cloud-Lösung (auch On-Demand-
Lösung) deutlich geringer. Der externe Cloud-Anbieter übernimmt Softwareupdates, Hardwarereparaturen,
Inventarisierung von Geräten sowie den Support der IT.

Operative Vorteile

Einfache Verwaltung der IT-Systeme

Durch das Auslagern wird die Verwaltung der IT an den CSP übertragen. Das Unternehmen greift lediglich auf die
Ressourcen zurück.

Orts-, zeit- und geräteunabhängige Verfügbarkeit der Unternehmensdaten

Die Nutzer benötigen meist lediglich einen Browser oder eine App, einen Breitbandinternetanschluss und ein beliebiges Endgerät (z. B. Smartphone, Laptop oder Tablet), um weltweit auf die Anwendungen und Daten zugreifen zu können. Hierdurch sind Unternehmen deutlich flexibler in ihrem Geschäftsalltag.

Updates

Software aus der Cloud wird regelmäßig vom CSP in der neuesten Version bereitgestellt, ohne dass Betriebsunterbrechungen im Unternehmen auftreten.

Strategische Vorteile

Fokussierung auf das Kerngeschäft

Durch die Auslagerung der IT können sich Unternehmen ganz auf die relevanten Aufgaben des Kerngeschäftes fokussieren und sich auf den Ausbau der Wettbewerbsposition konzentrieren.

Risikoreduktion

Das KMU verlagert Risiken wie Hardwareausfälle oder Fehlverhalten der Systeme an den Cloud-Anbieter und ist so in der Lage die eigenen Risiken erheblich zu minimieren. Die Absicherung des Risikos wird im Service-Level-Agreement festgehalten.

Sicherheit

Mithilfe professionell betriebener Rechenzentren können Cloud-Provider ein höheres Sicherheitsniveau garantieren. Zum einen werden IT-Anlagen und Datenbestände durch umfassende physikalische Sicherheitsvorkehrungen wie Brandabschottungen, Kühlsysteme und Zugangskontrollen geschützt, zum anderen werden Back-Up-Strategien verfolgt. Regelmäßige Sicherheits-Updates gewährleisten einen hohen Sicherheitsstand.

WICHTIGER BERATERHINWEIS:

Bei dem Einsatz von Cloud-Computing sollte in jedem Fall daran gedacht werden, in einer Archivierungsstrategie festzulegen, wie mit Daten, Auswertungen bzw. Arbeitsergebnissen des Unternehmens nach einem Anbieterwechsel verfahren wird. In diesem Zusammenhang wird z.B. auch die Anpassung einer Verfahrensdokumentation erforderlich, in der eine Beschreibung der eingesetzten Software und ihrer jeweiligen Versionen zu erfolgen hat. Wenn Mitarbeiter ebenfalls mit der Software arbeiten sollen, ist es empfehlenswert, in einer Organisationsanweisung den Umgang mit der jeweiligen Software zu beschreiben. In einer Datenstrategie als Basis eines innerbetrieblichen Kontrollsystems ist u.a. festzulegen, wer auf welche Daten Zugriff hat.

Was ist Cloud-Computing?

Der Begriff “Cloud Computing” wird häufig mit dem abstrakten Text “Datenverarbeitung in der Wolke” beschrieben. Im Kern beziffert die Cloud eine bedarfsgerechte und flexible Auslagerung von IT-Dienstleistungen. Die Dienste werden in Echtzeit über das Internet als Service bereitgestellt und die Abrechnung erfolgt nach Nutzen oder Volumen. Die IT-Dienstleistungen werden in verschiedene Organisationsformen strukturiert, welche sich grundsätzlich voneinander unterscheiden und verschiedene Cloudumgebungen, in denen Daten und Dienste an unterschiedlichen Orten bzw. auf unterschiedlichen Servern bereitgestellt und abgelegt werden.  (vgl. Checkliste Cloud-Computing 360°, Mittelstand-Digital, S. 4f, Internet-Lexikon www.techopedia.com):

IaaS (Infrastructure as a Service)

IaaS (Infrastructure as a Service) ist die unterste Ebene der Cloud-Modelle. In diesem Bereich wird vom Anwender virtuelle Hardware als Infrastruktur beim Cloud-Service-Provider (CSP) gemietet und in die unternehmensinterne IT-Landschaft integriert. Klassische Beispiele sind Speicherplatz, Rechenleistung oder Netzwerkbandbreite. (https://www.techopedia.com/definition/141/infrastructure-as-a-service-iaas, 15.07.2017)

PaaS (Platform as a Service)

PaaS (Platform as a Service) ist die mittlere Ebene der Cloud-Modelle. In diesem Bereich werden vom CSP bereits Vorgaben zur Infrastruktur sowie Programmiersprachen und Schnittstellen vordefiniert. Der Anwender hat keinen oder nur eingeschränkten Zugriff auf die Administration der Hardware. Im Kern wird vom Anbieter eine Computer-Plattform zur Verfügung gestellt, welche für die Entwicklung von Webanwendungen und kompletten Entwicklungsumgebungen genutzt wird. Es können beispielsweise SaaS-Lösungen entwickelt und auf der Plattform betrieben werden. (https://www.techopedia.com/definition/147/platform-as-a-service-paas, 15.09.2017)

SaaS (Software as a Service)

SaaS (Software as a Service) ist die oberste Ebene der Cloud-Modelle. In diesem Bereich werden fertige Softwarelösungen in Form von Anwendungen für den Nutzer bereitgestellt. Die Bereitstellung erfolgt üblicherweise über einen beliebigen Web-Browser, kann aber auch über spezielle Programme zur Verfügung gestellt werden. Die Verantwortung für die Wartung, Software Updates und die Verwaltung von Lizenzen obliegt vollständig dem Provider. Der Anwender mietet lediglich ein komplettes Softwarepaket, welches vom CSP angeboten wird. Klassische Beispiele sind Office 365, Google Apps und iCloud Apps. (https://www.techopedia.com/definition/155/software-as-a-service-saas 15.09.2017)

Private Cloud – die private Cloud

Die private Wolke ist eine unternehmenseigene Cloud-Umgebung, welche gezielt für die eigene Institution sowie
ggf. Geschäftspartner, Kunden und Lieferanten betrieben wird. Die Organisation und der Betrieb kann von dem Unternehmen selbst oder von einem Dritten geführt werden. Der Standort des Rechenzentrums befindet sich häufig im eigenen Unternehmen, kann aber auch an eine fremde Institution ausgelagert werden. Die private Cloud ermöglicht es einem Unternehmen, eine individuelle, auf die hausinternen Geschäftsprozesse zugeschnittene IT-Betriebsumgebung zu etablieren. (https://www.techopedia.com/definition/13677/private-cloud, 15.09.2017)

Public Cloud – die öffentliche Cloud

Die öffentliche Wolke ist eine vom CSP betriebene und i.d.R. über das Internet bereitgestellte Cloud-Umgebung. Die bereitgestellte Infrastruktur wird von einer beliebigen Anzahl an Kunden anteilig gemietet. Die Nutzer besitzten aufgrund des Mietverhältnisses ein temporäres Nutzungsrecht an der erworbenen Anwendung oder Infrastruktur und keine Rechte bezüglich Ort und Form der Datenhaltung. Die erworbenen Nutzungsrechte umfassen beispielsweise die Miete von standardisierten Anwendungs- und Infrastruktur-Services. (https://www.techopedia.com/definition/26735/public-cloud, 15.09.2017)

Hybrid Cloud – die gemischte Cloud

Die gemischte Wolke ist eine Mischform bestehend aus einer möglichen Kombination von Private Cloud, Public Cloud und traditioneller IT. Die verschiedenen, für sich individuellen Infrastrukturen, können über standardisierte Schnittstellen miteinander kommunizieren. Bei korrekter Nutzung ermöglicht die Hybrid Cloud die Vorteile der verschiedenen Umgebungen zu vereinen und miteinander zu kombinieren. Aus diesem Grund werden in den nächsten Jahren vermehrt hybride Formen realisiert werden. (https://www.techopedia.com/definition/15570/hybrid-cloud, 15.09.2017)

Community Cloud – die gemeinschaftliche Wolke

Die gemeinschaftliche Wolke ist ein Zusammenschluss von mehreren Unternehmen der gleichen Branche oder
Interessengemeinschaft, welche aus ihren privaten Cloud-Lösungen eine Community Cloud formen. Der Zugriff ist auf die Mitglieder des Interessenverbands beschränkt. Die Form bietet sich überall dort an, wo sich Anforderungen aus Sicht der Unternehmen überschneiden und die Nutzung einer gemeinsamen Infrastruktur gewollt ist. (https://www.techopedia.com/definition/26559/community-cloud, 15.09.2017)

On-Premise vs. On-Demand

Bei der Auslagerung von IT-Dienstleistungen in die Cloud wird häufig von Software-on-Demand gesprochen. Im Vergleich zu dem On-Premise-Nutzungsmodell, bei welchem der Nutzer die Lizenz für ein Computerprogramm erwirbt und dieses selbst auf der eigenen Hardware betreibt, wird bei der On-Demand-Lösung die Software und damit verbundene Lizenzen beim Anbieter betrieben und je nach Bedarf hoch oder herunterskaliert. (https://www.techopedia.com/definition/26714/on-premises-software, 15.09.2017; https://www.techopedia.com/definition/26710/on-demand-software, 15.09.2017)

Cloud-Sourcing

Die Auslagerung klassischer IT mithilfe von Cloud-Computing wird als Cloud-Sourcing bezeichnet. (https://www.techopedia.com/definition/26551/cloudsourcing, 15.09.2017)

(SLA) – Service-Level-Agreement

Um den Schutz und die Verfügbarkeit der IT-Ressourcen zu gewährleisten, werden in sogenannten Service-Level-Agreements (SLAs) vertragliche Regelungen zur Einhaltung der festgelegten Leistungsqualität vereinbart. (https://www.techopedia.com/definition/24420/service-level-agreement-sla, 15.09.2017)

Quelle: www.techopedia.com; Leitfaden Cloud-Computing als Chance für das Unternehmen, Potentiale der Cloud und wie sie von KMU genutzt werden können, Mittelstand-Digital, 2014; Checkliste Cloud-Computing 360° mit Merkmalen und Handlungsempfehlungen zur Einführung von Cloud-Computing in Unternehmen, Mittelstand-Digital vom 01.09.2017; https://www.bsi.bund.de/DE/Themen/DigitaleGesellschaft/CloudComputing/Grundlagen/Grundlagen_node.html (01.09.2017)

 

Hinterlassen Sie einen Kommentar

Sie müssen angemeldet sein, um einen Kommentar zu posten. Ihre E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht.